Toute commande devra être soumise par le Client au moyen de l'outil en ligne informatique.
Toute commande soumise par des moyens différents sera invalide et sera rejetée par le Prestataire.
L’outil informatique doit être potentiellement disponible depuis tout poste de travail connecté à l’intranet du Client.
Le Client limitera l’accès de l’outil à des utilisateurs identifiés. L’accès à l’outil sera notamment sécurisé par identifiant, mot de passe et droits d’usage.
Trois profils d’usage seront définis et affectés aux différents utilisateurs :
• « lecture simple » : consultation du bon de commande, des chronos, de l’historique des commandes),
• « lecture/écriture » : consultation, rédaction du bon de commande,
• « autorisation » : consultation, rédaction du bon de commande et envoi de la commande.
Une commande doit être soumise individuellement pour chaque service voix données et chaque site du Client.
Une commande sera réputée valide dès lors qu'elle contient tous les détails du bon de commande : type de commande (nouvelle installation, modification du service, arrêt du service,…), date de la commande, nom de site, adresse du site, nom de l’interlocuteur client du site, type de commande type de service, caractéristiques techniques du service. Les détails du bon de commande seront définis par un groupe de travail mis en place dès la signature du contrat.
A la réception d’une commande, le Prestataire a deux jours ouvrables pour notifier au Client par l'outil en ligne si la commande est valide ou invalide. Dans le dernier cas, le Prestataire doit assister le Client jusqu'à l’émission d’une commande valide. Par la suite, il devra renseigner le Client sur l’avancement du traitement de la commande jusqu’à l’acceptation du service commandé.
L’outil devra permettre le suivi de toutes les étapes du traitement de la commande : émise, acquittée, en cours de validation, en attente, validée, en cours de production, livrée, acceptée.
La date de fourniture du service doit être définie conjointement par le Prestataire et le Client.
Le Prestataire devra également fournir au Client un plan opérationnel de livraison.
A partir de la date d’installation du service, le Client aura 10 jours ouvrables pour accepter l’installation. Au-delà de ce délai et sans notification du Client dénonçant l’installation, le service est réputé accepté et la facturation déclenchée.
Tout retrait ou modification d'une commande devra être soumise au moyen d'un outil informatique en ligne par le Client.
Le Client pourra annuler ou modifier une commande sans pénalité jusqu'à la date de livraison. Cependant, le Prestataire se réserve le droit de facturer certaines dépenses engagées pour le retrait ou la modification. Le Prestataire devra communiquer au Client la date butoir jusqu'à laquelle la commande peut être modifiée ou retirée sans dépense supplémentaire.
En cas de modification d'une commande, la date de livraison de service pourra être modifiée. La nouvelle date de livraison devra également être définie conjointement par les parties.
L’outil de commande fournira des fonctionnalités administratives (recherche multicritère de commandes, extraction de la base de données, édition de tableaux de bord).
Une première expérience sur les impacts d'une mise en œuvre de régimes d'affaires numériques (IT Regime Management).
